काठमाडौँ, पुष २९। संसारमा सबैभन्दा महत्वपूर्ण चिज भनेकै समय हो । किनकि समय एक पटक गुमेपछि फेरि कहिले फर्केर आउँदैन । समयलाई रोक्न र छेक्न सकिदैन न त यसलाई किन्न नै सकिन्छ । त्यसैले पनि समयको ठूलो महत्व रहेको हुन्छ । नारी–पुरुष, धनी–गरीब, राजा–रङ्क, कालो–गोरो, अग्लो–होँचो सबैका लागि एक दिनमा २४ घण्टा नै प्राप्त हुन्छ । सबैका लागि समय समान रुपमा उपलब्ध रहे पनि कोही समयको सही उपयोग गरी सफलताको चुचुरो चुम्ने गर्दछन् भने कोही ठीक समयमा ठीक निर्णय एवम् कार्य गर्न नसक्दा दुःखी जीवन विताउन बाध्य हुन्छन् । त्यसैले पनि समय–व्यवस्थापनको विषय आज व्यवस्थापनका सन्दर्भमा औधि लोकप्रिय बनेको हो ।
समय व्यवस्थापन भनेको के हो ?
• समय व्यवस्थापन भन्नाले समयलाई प्रभावकारी ढंगले व्यवस्थापन गर्नलाई जनाउँछ जसले गर्दा सही गतिविधिमा सही समय छुट्याइन्छ।
प्रभावकारी समय व्यवस्थापनले व्यक्तिहरूलाई उनीहरूको महत्त्व अनुसार गतिविधिहरूमा विशिष्ट समय स्लटहरू तोक्न अनुमति दिन्छ। समय व्यवस्थापन भनेको समयको सदुपयोग गर्नु हो किनभने समय सधैं सीमित हुन्छ।
आफैलाई सोध्नुहोस् कुन गतिविधि बढी महत्त्वपूर्ण छ र त्यसमा कति समय छुट्याउनु पर्छ? थाहा पाउनुहोस् कुन काम पहिले गर्नु पर्छ र कुन केहि पछि गर्न सकिन्छ।
समय व्यवस्थापनले संस्थाहरूमा मात्र होइन हाम्रो व्यक्तिगत जीवनमा पनि महत्त्वपूर्ण भूमिका खेल्छ।
समय व्यवस्थापन यी विभिन्न तरिकाले गर्न सकिन्छ:
– प्रभावकारी योजना
– लक्ष्य र उद्देश्यहरू सेट गर्दै
-समयसीमा सेट गर्दै
– जिम्मेवारी सुम्पने
– गतिविधिहरूलाई उनीहरूको महत्त्व अनुसार प्राथमिकता दिने
– सही गतिविधिमा सही समय खर्च गर्नुहोस्
• प्रभावकारी योजना
आफ्नो दिन राम्रोसँग योजना गर्नुहोस्। गर्नुपर्ने कामको सूची वा “टास्क प्लान” तयार गर्नुहोस्। प्रत्येक गतिविधिको लागि छुट्याइएको समयको विरुद्धमा एक दिनमा गर्नु पर्ने महत्त्वपूर्ण गतिविधिहरू लेख्नुहोस्।
उच्च प्राथमिकताका कामहरू शीर्षमा आउनुपर्छ जसलाई अहिले तपाईंको महत्त्वको आवश्यकता छैन। बाँकी रहेका कार्यहरू एक एक गरी पूरा गर्नुहोस्। तपाईंले आफ्नो अघिल्लो काम पूरा नगरेसम्म नयाँ काम सुरु नगर्नुहोस्। तपाईंले पहिले नै पूरा गरिसक्नु भएकोमा टिक गर्नुहोस्। सुनिश्चित गर्नुहोस् कि तपाईंले निर्धारित समय सीमा भित्र कार्यहरू समाप्त गर्नुभयो।
• लक्ष्य र उद्देश्यहरू सेट गर्दै
संगठनमा लक्ष्य र लक्ष्य बिना काम गर्नु भनेको जहाजको कप्तानले समुद्रमा आफ्नो बाटो गुमाउनु पर्ने अवस्था जस्तै हुनेछ। हो, तपाईं हराउनुहुनेछ। आफ्नो लागि लक्ष्यहरू सेट गर्नुहोस् र निश्चित गर्नुहोस् कि तिनीहरू यथार्थवादी र प्राप्त गर्न योग्य छन्।
• समय सीमा सेट गर्दै
आफ्नो लागि समय सीमा सेट गर्नुहोस् र समयसीमा अगाडि कार्यहरू पूरा गर्न कडा प्रयास गर्नुहोस्। तपाईका उच्च अधिकारीहरूले तपाईलाई हरेक पटक सोध्ने प्रतीक्षा नगर्नुहोस्। कामको स्वामित्व लिन सिक्नुहोस्। एक व्यक्ति जसले सबै भन्दा राम्रो समय सीमा सेट गर्न सक्छ तपाईं आफै हो। आफैलाई सोध्नुहोस् कि एक विशेष कार्यमा कति समय र कति दिनको लागि समर्पित गर्न आवश्यक छ। निर्धारित समयसीमा विरुद्ध महत्त्वपूर्ण मितिहरू चिन्ह लगाउन योजनाकार प्रयोग गर्नुहोस्।
• जिम्मेवारी प्रत्यायोजन
कार्यस्थलमा “होइन” भन्न सिक्नुहोस्। सबै कुरा एक्लै नगर्नुहोस्। अरु मान्छेहरु पनि छन् । आफूलाई गाह्रो भएको थाहा भएको कुरालाई स्वीकार गर्नु हुँदैन।
समयसीमा भित्र कार्यहरू पूरा गर्न कर्मचारीहरूको रुचि र विशेषज्ञता अनुसार भूमिका र जिम्मेवारीहरू प्रत्यायोजित हुनुपर्छ। कुनै कुराको ज्ञान नभएको व्यक्तिलाई काम राम्ररी जान्ने व्यक्तिभन्दा बढी समय चाहिन्छ।
• कार्यहरूलाई प्राथमिकता दिने
महत्व र आवश्यकता अनुसार कामलाई प्राथमिकता दिनुहोस्। महत्त्वपूर्ण र अत्यावश्यक काम बीचको भिन्नता जान्नुहोस्। कुन कार्यहरू एक दिन भित्र गर्नुपर्दछ, कुन सबै एक महिना भित्र गर्नुपर्दछ र यस्तै कुराहरू पहिचान गर्नुहोस्। सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण कार्यहरू पहिले नै गर्नुपर्छ।
• सही गतिविधिमा सही समय बिताउने
सही समयमा सही काम गर्ने बानीको विकास गर्नुहोस्। गलत समयमा गरेको कामले खासै फाइदा गर्दैन। एक घण्टा वा सो भन्दा बढीमा गर्न सकिने काममा पूरा दिन बर्बाद नगर्नुहोस्। साथै आफ्नो व्यक्तिगत कलहरू वा फेसबुक वा ट्विटरमा अद्यावधिकहरू जाँच गर्नका लागि केही समय अलग राख्नुहोस्। आखिर मानिस मेसिन होइन ।
प्रभावकारी समय व्यवस्थापनको लागि निम्न हुन आवश्यक छ:
संगठित – तपाईंको कार्यस्थानमा फाइल र कागजको थुप्रो राख्नबाट बच्नुहोस्। तपाईलाई नचाहिने सबै फ्याँक्नुहोस्। महत्त्वपूर्ण कागजातहरू फोल्डरहरूमा राख्नुहोस्। प्रत्येक फाइलको शीर्षमा लेबलहरू सहित फाइलहरूलाई तिनीहरूको सम्बन्धित दराजमा राख्नुहोस्। यसले अनावश्यक खोजीमा जाने समय बचत गर्छ।
समयको दुरुपयोग नगर्नुहोस् – घुमफिर गरेर वा गफ गरेर समयलाई मार्ने नगर्नुहोस्। आफ्नो काममा ध्यान दिनुहोस् र कार्य समयमै पूरा गर्नुहोस्। याद गर्नुहोस् कि तपाइँको संस्थाले तपाइँलाई कम्प्यूटरमा गेम खेल्न वा अरूको क्यूबिकलमा हेर्दा भुक्तान गरिरहेको छैन। पहिले आफ्नो काम पुरा गर अनि जे मन लाग्छ त्यही गर । अन्तिम क्षण सम्म पर्खनुहोस्।
केन्द्रित हुनुहोस् – प्रभावकारी समय व्यवस्थापनको लागि ध्यान केन्द्रित गर्न आवश्यक छ।
राम्रो समय व्यवस्थापनको लागि योजनाकारहरू, आयोजकहरू, तालिका शीर्ष पात्रोहरू प्रयोग गर्ने बानीको विकास गर्नुहोस्। फोन वा आफ्नो व्यक्तिगत कम्प्युटरहरूमा रिमाइन्डरहरू सेट गर्नुहोस्।
